Newsletter, September 2011

Sehr geehrte Damen und Herren,
Liebe Aussteller,

die aktuellen Messeunterlagen (Anmeldung & Werbemittelkatalog) sind bei Ihnen eingetroffen, die ersten Schlusstermine sind gerade abgelaufen und entsprechend laufen die Vorbereitungen zur 41. World Money Fair – vom 3. bis 5. Februar 2012 – bereits auf Hochtouren.

Höchste Zeit, dass wir Ihnen nochmals unser Organisationsteam und Ihre konkreten Ansprechpartner vorstellen. Was immer Sie in der Vorbereitung Ihres Messeauftritts benötigen und ganz gleich, welche Fragen Sie zu dem einen oder anderen Detail an uns haben: Wir freuen uns darauf, Ihnen behilflich zu sein und Ihre Wünsche bestmöglich umzusetzen.

Dazu ein Wort vorab: Hin und wieder hören wir von unseren Ausstellern „Warum braucht ihr so viel Vorlaufzeit? Warum muss ich mich schon jetzt, etliche Monate vor der eigentlichen Veranstaltung, entscheiden? Hat das alles nicht noch ein wenig Zeit?“ Um es kurz zu machen: Leider nein. Wir benötigen in den einzelnen Teilbereichen tatsächlich die kommunizierten Vorlaufzeiten, um eine optimale Umsetzung garantieren zu können.

Unsere Messebauer beplanen schon jetzt die vorhandenen Platzkapazitäten, damit jeder Aussteller die gewünschten Präsentationsflächen nutzen kann. Wer in diesem Prozess aufgrund einer zu späten Anmeldung unberücksichtigt bleibt, muss ggf. mit Ausweichflächen vorlieb nehmen oder ganz auf eine Teilnahme verzichten.

Ähnliches gilt für den Messekatalog, unterschiedliche Werbemedien oder die Mietmöbelbestellung. Um all Ihre Daten (Anzeigen, Werbemittellaufdrucke etc.) oder Ausstattungswünsche erfüllen zu können, kooperieren wir mit etlichen Grafikern, Druckern und externen Gewerken, die ihrerseits Gestaltungs-, Bestell- und Produktionszeiten berücksichtigen müssen.

Insofern seien Sie uns bitte nicht böse, wenn wir hin und wieder etwas drängen. Es geschieht in Ihrem Interesse! In diesem Sinne freuen wir uns auf eine gute Zusammenarbeit in den kommenden Wochen und Monaten!

Und damit Sie eine Vorstellung haben, mit wem Sie es am Telefon oder in Ihrer Korrespondenz zu tun haben: Voilà, hier sind Ihre Ansprechpartnerinnen:

Christiane Kayser Ausstellerbetreuung Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: kayser@worldmoneyfair.de

Christiane Kayser ist seit Mai 2011 in unserem Team und ersetzt Frau Korssund-Eichinger, die in den vergangenen Jahren die Ausstellerbetreuung übernommen hat. Als erfahrene Projektmanagerin steht Ihnen Frau Kayser bei allen Fragen zu Ihrem Messeauftritt zur Verfügung und organisiert die Abstimmungsprozesse mit den zuständigen Gewerken. Das betrifft sowohl Ihre Anmeldung und Flächenbestellung als auch alle benötigten Ausstattungsgegenstände (Vitrinen, Banner, Standmöblierung etc.). Gleichzeitig berät und informiert Sie Frau Kayser jederzeit gern über die zahlreichen Werbemöglichkeiten, die wir in unserem aktuellen Werbemittelkatalog zusammengefasst haben und unterstützt ausländische Messeteilnehmer bei Bedarf bei der Beantragung von VISA-Unterlagen.

Ines Pohmer Messekatalog, Münz-Passport, Media-Forum, Gesamt-Lektorat Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: pohmer@worldmoneyfair.de

Ines Pohmer sorgt in Kooperation mit unseren Grafikern für ein pünktliches Erscheinen des alljährlich erscheinenden Messekatalogs und Münz-Passports. Mit ihr können Sie jederzeit Druckvorlagen, Anzeigen und Texte abstimmen. Da sie die Gestaltungs- und Produktionsfristen immer fest im Blick hat, wird Sie Frau Pohmer rechtzeitig an die fristgerechte Anlieferung Ihrer Text- und Bilddateien erinnern. Gleichzeitig kümmert sich Frau Pohmer um die perfekte Umsetzung des Media-Forums – das beinhaltet auch die Terminierung Ihrer Probenzeiten vor Ort – und lektoriert alles Geschriebene rund um die World Money Fair.

Brigitte Kotulla Ausstellerunterlagen, zentrale Versandstelle Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: info@worldmoneyfair.de

Brigitte Kotulla ist die „gute Seele“ unseres Organisationsteams. Was immer Sie aus unserem Hause auf postalischem Wege erreicht – Ausstellerunterlagen, Ausstellerausweise, Werbemittel und vieles mehr – ist mit großer Wahrscheinlichkeit durch ihre Hände gegangen. Sie sorgt dafür, dass alles, was Sie bei der World Money Fair im Vorfeld der Messe anfordern, pünktlich bei Ihnen eintrifft. Auch vor Ort, in unserem Messebüro, ist Frau Kotulla immer gern für Sie da.

Eva Paulus Redaktion, Projektleitung vor Ort Tel.: + 49 (0)172 820 85 94 Email: info@worldmoneyfair.de

Außerhalb der Messetage kümmert sich Eva Paulus um alle redaktionellen Aufgabenbereiche der World Money Fair, betextet Infomaterialien und Broschüren und organisiert unsere Pressearbeit. Vor Ort sorgt sie gemeinsam mit Barbara Balz für reibungslose Abläufe und ist bei Problemen jederzeit für Sie ansprechbar. Gleichzeitig organisiert sie die vielen helfenden Hände, die Sie bei technischen Komplikationen oder in der Standbetreuung unterstützen und stellt sicher, dass Sie bereits zum Frühstück eine druckfrische Messezeitung „serviert“ bekommen.

Barbara Balz Geschäftsführerin der World Money Fair Berlin GmbH Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: balz@worldmoneyfair.de

Barbara Balz verantwortet als Geschäftsführerin der World Money Fair Berlin GmbH die Gesamtorganisation der Messe. Falls Sie besondere Wünsche hinsichtlich Ihrer Ausstellungsflächen haben, zusätzliche Konferenzkapazitäten benötigen, spezielle Kooperationen vereinbaren möchten, sich für eine Teilnahme am Media- oder Technik-Forum interessieren oder einfach „nur“ eine schnelle und kompetente Entscheidung brauchen, ist sie immer die richtige Ansprechpartnerin.

Wir alle freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen
und auf eine erfolgreiche 41. World Money Fair!

Damit es bis dahin nicht langweilig wird, im Folgenden noch einmal unsere wichtigsten Deadlines. Wir benötigen Ihre...

• aktuellen Anmeldeunterlagen – Frist am 31. August 2011 abgelaufen – umgehend

• Druckvorlagen für Anzeigen Messekatalog – spätestens am 4. Nov. 2011

• Angaben zu VISA-Unterlagen – spätestens am 2. Dez. 2011

• Bestellung von Ausstellerausweisen – spätestens am 9. Dez. 2011

• Bestellung von Mietmöbeln – spätestens am 9. Jan. 2012

Darüber hinaus sind bei der Anforderung von Werbematerialien einige abweichende Termine im November und Dezember 2011 zu berücksichtigen, die Sie im aktuellen Werbemittelkatalog verzeichnet finden. Bitte berücksichtigen Sie, dass viele Dienstleister von Ihrer pünktlichen Bestellung und Datenlieferung abhängig sind, um optimale Ergebnisse garantieren zu können. Alle angegebenen Daten entsprechen den letztmöglichen Terminen. Jede frühere Rückmeldung erleichtert uns die Arbeit und erspart Ihnen im Einzelfall erhebliche Kosten.

Zusätzlich möchten wir Sie nochmals an eine frühzeitige Bestellung der aktuellen Korrespondenz-Aufkleber und Werbeflyer der World Money Fair erinnern. Mit diesen kostenlosen Werbematerialien können Sie Geschäftspartner schon jetzt auf Ihre Messebeteiligung hinweisen.

Wir freuen uns auf eine geschäftige Vorbereitungszeit und unser Wiedersehen in Berlin!

Bis zum Messewochenende 3. – 5. Februar 2012 wünscht Ihnen alles Gute

Ihr Organisationsteam
der World Money Fair

Newsletter, September 2011

Dear Madam, dear Sir,
Dear exhibitors,

In the meantime, you all have received the latest version of the print documents for the fair (registration forms and catalogue of advertising material), the first deadlines have just passed and, correspondingly, preparations for the 41st World Money Fair – from 3 to 5 February 2012 – are in full swing.

So, it is about time to introduce you to our organisation team and the people in charge of the specific aspects of the event. Whatever you require in order to prepare your trade show presentation, we will do our best to help you put your ideas into practice. We look forward to resolving any query you may have.

Just a word in advance: From time to time exhibitors ask us, “Why do you need so much lead time? Why do I have to decide as early as today, months ahead of the actual event? Can't that wait a bit?” To put it short: We are afraid it can't. To guarantee an optimal realisation, we in fact do need the indicated lead times.

Our booth construction partners have already started planning the layout of the exhibition area, so that all exhibitors can really use the space they requested. Whoever is left out in this stage of planning due to late registration may have to put up with a second-rate location or even refrain from participating at all.

The same goes for the fair catalogue, various advertising material and the booking of rental furniture. We collaborate with a series of graphic designers, printers and external technical staff who, in turn, have to take into account the times required for design realisation, ordering and production.

Hence, please understand that we insist in the deadlines and sometimes press you a bit. It is all in your best interest! On that note, we are looking forward to a good cooperation in the coming weeks and months!

And to give you an idea with whom you are dealing, please allow us to introduce ourselves. Voilà! Here are your partners to contact:

Christiane Kayser Exhibitor service and support Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: kayser@worldmoneyfair.de

Christiane Kayser became a part of our team in May 2011, replacing Ms Korssund-Eichinger who was in charge of exhibitor support in the previous years. As an experienced project manager Ms Kayser assists you in details concerning your trade show participation and manages the coordination with the technical staff. Her responsibilities include your registration, and the booking of exhibition space and additional equipment (display cases, banners, furniture etc.). At the same time, Ms Kayser will be pleased to advise you about all kinds of advertising options, compiled in our updated catalogue of advertising material. If required, she will assist exhibitors from abroad who need to apply for visa documentation.

Ines Pohmer Fair Catalogue, coin passport, Media Forum, editorial office Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: pohmer@worldmoneyfair.de

Together with our graphic designers, Ines Pohmer arranges for the fair catalogue and the coin passport to be printed and published in time each year. You can contact her any time to coordinate details of artwork, ads and copy. As she is always aware of design and production deadlines, Ms Pohmer will remind you in time to deliver you text and image files on schedule. In addition, Ms Pohmer makes sure that the Media Forum is perfectly organised, including the scheduling of your rehearsal on site, and is responsible for the proofreading of all World Money Fair texts.

Brigitte Kotulla Exhibitor documents, forwarding office Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: info@worldmoneyfair.de

Brigitte Kotulla is the backbone of our team. Whatever you receive from us by mail – exhibitor documents, badges, advertising material and much more – has probably passed through her hands. She makes sure that anything you request from the World Money Fair reaches you in good time. Also at our office, Ms Kotulla will be pleased to assist you at any time.

Eva Paulus Copy editing, on-site project management Tel.: + 49 (0)172 820 85 94 Email: info@worldmoneyfair.de

In the run-up to the World Money Fair, Ms Paulus manages all editorial aspects of the event, writes copy for information material and brochures, and organises our press relations. During the fair, together with Ms Balz, she ensures smooth operations and is always available if any problem should turn up. She is also the one who coordinates our many helping hands who provide technical support or look after your booth. Also, she will ensure that you are “served” a copy of the World Money Fair News, hot off the press, each morning.

Barbara Balz Managing director of World Money Fair Berlin GmbH Tel.: + 49 (0)30 32 76 44 01 Email: balz@worldmoneyfair.de

As managing director of the World Money Fair GmbH, Barbara Balz is responsible for the overall organisation of the event. She is the right person to contact if you have any special requests regarding your exhibition space, if you require additional capacities for a conference, if you would like to agree on a special cooperation, if you consider participating in the Media or the Technical Forum, or if you just need someone to take a quick and competent decision.

We are pleased to cooperate with you and look forward
to our next successful event, the 41st World Money Fair!

To keep you from getting bored until then, once more, our most important deadlines. We kindly request you to send us your

• current registration forms – deadline expired on 31 August 2011 – immediately

• artwork for ads in the fair catalogue – at the latest by 4. Nov. 2011

• details for visa documents – at the latest by 2. Dec. 2011

• orders for exhibitor badges – at the latest by 9. Dec. 2011

• orders for rental furniture – at the latest by 9. Jan. 2012

Moreover, please note there are some other deadlines in November and December 2011 for ordering advertising material. Please see the catalogue of advertising material for more details. We beg you to consider that many service providers rely upon your support, so please place your orders and deliver your data in good time. All given deadlines refer to the latest practicable date. If you reply earlier, it makes our work easier and may save you considerable money.

In addition, we would like to remind you to order the latest version of the World Money Fair mail stickers and advertising flyers soon. These free advertising materials will point the attention of your business partners to your presence at the fair.

We are looking forward to a busy time of preparations and to meeting you again in Berlin.

See you at the coin fair weekend, 3 to 5 February 2012!

Best regards,
The organisation team
of the World Money Fair